Lista de verificação do redator para envio de textos Por Kathryn Aragon

Conseguir um novo cliente de redação é ótimo…

Manter esse cliente é ainda melhor.

Uma maneira de manter os clientes satisfeitos e voltando para mais é fazer com que cada ponto de contato seja o mais profissional possível. Um ponto-chave habilidade de redação que o senhor precisa dominar é o envio de suas tarefas de cópia.

Aqui está uma lista de verificação de envio de cópias fácil de seguir que ajudará muito a impressionar seus clientes com seu profissionalismo.

Regra nº 1 do envio de cópias: Solicite as diretrizes de estilo do cliente

Os clientes, especialmente os de empresas maiores, terão um conjunto de diretrizes formais que usam para suas cópias. O guia de estilo pode incluir detalhes sobre marcas registradas de seus produtos, ortografia correta e uso de maiúsculas para nomes de produtos e o uso de pontuação preferido.

O senhor parecerá um profissional quando perguntar ao diretor de marketing se eles têm um Guia de estilo da empresa. Isso mostra que o senhor está interessado em fornecer um texto mais preciso e que exija menos edição. Siga as diretrizes deles e isso o ajudará a se tornar um dos redatores preferidos.

Lista de verificação:

• Solicite as Diretrizes de estilo do seu cliente.
• Guarde-as em um local acessível para consulta rápida enquanto o senhor escreve e edita seu texto.
• Dê uma olhada nisso modelo de redação de artigos antes de concluir o rascunho.

Regra nº 2 do envio de cópias: formatação do documento

Nunca envie uma cópia como um “brain dump”, seja em um documento ou e-mail.

Sua cópia precisa ser formatada, fácil de ler e fácil de editar, carregar ou qualquer outra coisa que precise ser feita com ela.

Isso significa colocar sua cópia no Microsoft Word ou em um Google Doc.

Para a maioria das empresas, o Microsoft Word é o padrão. O Google Doc também é uma opção popular, mas é mais difícil de editar e, se o senhor incorporar imagens, elas não poderão ser extraídas facilmente. Portanto, a menos que haja instruções em contrário, envie sua cópia em um documento do Word.

Na parte superior de cada documento, inclua o projeto em que está trabalhando, o título ou cabeçalho do artigo e seu nome.

Por exemplo, veja como eu formato o envio de um artigo:

Observe que começo com um bloco de título que inclui a manchete ou o título do projeto e minha assinatura.

Também incluo outras informações que podem ser úteis para meu cliente. Nesse caso, incluí o URL do artigo que estou atualizando. O senhor também pode incluir suas informações de contato ou uma breve nota para o cliente.

Abaixo do bloco de título, escreva sua cópia: formatada, com imagens incorporadas.

Se for um texto de e-mail, marque claramente as linhas de assunto e o corpo do texto. Se for uma página de vendas ou um artigo, formate o texto para mostrar ao seu cliente como o senhor visualiza o layout da página.

Lista de verificação:

• O nome ou título do projeto está na parte superior do documento, em negrito.
• O nome do senhor está abaixo disso.
• Se houver qualquer outra informação importante sobre o projeto, o senhor a incluiu na parte superior do documento.
• Sua cópia está formatada da forma como o senhor a visualiza.
• Inclua todas as partes do texto de que seu cliente precisará: Opções de linha de assunto para um e-mail; ideias de palavras-chave para uma página da Web; título que chame a atenção para artigos, postagens de blog e páginas da Web.
• As imagens estão incorporadas onde devem estar. (O senhor pode ser solicitado a fornecê-las também em um arquivo separado. Certifique-se de que elas estejam claramente nomeadas e identificadas para a equipe de produção).

Regra nº 3 do envio de cópias: nomear o arquivo

Sua cópia precisa ser salva de uma forma que seja fácil de encontrar e atualizar.

Honestamente, não há uma maneira única de fazer isso. O senhor pode adotar qualquer convenção de nomenclatura que funcione para si. Recomendo algo semelhante à minha abordagem …

A menos que um cliente tenha uma convenção de nomenclatura específica, eu nomeio meus documentos assim: “meu nome – título do projeto – número da versão”.

O senhor poderia usar datas em vez de números de versão, mas, para mim, adicionar um número de versão ao final do nome de um arquivo é mais fácil.

Assim, por exemplo, o artigo que mostrei ao senhor acima é salvo como: “KAragon – A palavra mais persuasiva do idioma inglês – atualização de 2018”.

Se um cliente enviar minha cópia de volta para edição, eu não reescrevo o documento original – talvez eu queira consultar uma versão anterior. Então, eu “salvo como” o mesmo título e adiciono o número da nova versão no final.

Assim: “KAragon – The Most Persuasive Word in the English Language – 2018 update – 2.”

Com essa abordagem, é fácil encontrar a versão mais recente de qualquer projeto. É sempre a que tem o número de versão mais alto no final do nome do arquivo.

Além disso, pode ser útil para seus clientes usar apenas algumas palavras-chave no lugar do título inteiro se ele for longo e ficar truncado. Por exemplo, “KAragon_PersuasiveWordEnglishLanguage2018_2”.

O senhor também deve verificar com seu cliente se ele tem alguma preferência. Isso é muito importante se o senhor estiver trabalhando em um projeto contínuo, como um blog. O senhor deve se certificar de que o cliente possa identificar facilmente seus vários problemas.

DICA: Em meus arquivos, tenho uma pasta para minha empresa e, nela, criei uma pasta chamada “Clients” (Clientes).

Sempre que recebo um novo cliente, crio uma nova pasta para ele na pasta Client. É nela que salvo todo o trabalho que faço para esse cliente, inclusive as anotações de nossas conversas e sessões de estratégia. Isso facilita a localização rápida e fácil de qualquer arquivo de projeto.

Lista de verificação:

• O nome do documento inclui o seu nome, o nome ou título do projeto e a data ou o número da versão.
• Seu documento é salvo em uma pasta que o senhor criou especificamente para esse cliente.

Regra nº 4 do envio de cópias: autoedição da cópia

Agora, quando sua cópia estiver escrita e salva, o senhor ficará tentado a enviá-la.

Não faça isso!

Nunca envie um rascunho “bruto” para seu cliente. Jamais. Não é tarefa do cliente revisar e editar sua cópia. É seu.

Portanto, afaste-se de seu texto por algumas horas. Depois, volte a ela com novos olhos. O senhor deve ser capaz de lê-lo como se estivesse vendo-o pela primeira vez. E o senhor quer detectar cada erro de digitação, cada frase estranha, cada erro.

Verifique tudo duas vezes: fatos, números, datas, a ortografia de nomes próprios, produtos, títulos, locais, etc. Inclua o URL dos artigos de pesquisa referenciados para que o cliente possa verificar os detalhes conforme necessário. Não parece profissional enviar um arquivo com o nome de um especialista digitado incorretamente ou com o título de um livro incorreto, por exemplo.

Portanto, releia sua cópia novamente (e novamente). Use o corretor ortográfico. Peça a um amigo ou colega de redação para revisar o texto para o senhor. E corrija tudo.

Por fim, verifique se ele atende aos requisitos do cliente. A contagem de palavras é a necessária? Eles solicitam que a cópia atenda a uma pontuação FK específica? Ele tem todos os elementos necessários?

Lista de verificação:

• Verifique a ortografia de seu documento.
• Verifique a contagem final de palavras (e a pontuação FK, se necessário).
• Verifique todas as referências. Verifique novamente se todas estão corretas.
• Releia a cópia várias vezes para ter certeza de que detectou todos os erros ou erros de digitação.
• Revise seu texto para ter certeza de que ele atende às Diretrizes de estilo do cliente.

Regra nº 5 para envio de cópia: envie sua cópia

Agora que sua cópia está escrita, polida e editada, o senhor está pronto para enviá-la.

Anexe o documento a um e-mail. Escreva uma mensagem curta, informando ao seu cliente o que está anexado. Se o senhor tiver algum comentário adicional, inclua-o também.

Se estiver discutindo o projeto com seu cliente em uma única conversa por e-mail, envie seu artigo como parte dessa conversa.

Caso contrário, o senhor pode enviar sua cópia em um e-mail separado. Nesse caso, coloque o nome do projeto na linha de assunto, para que seja fácil para o cliente identificá-lo.

Mais uma observação: não envie sua cópia em PDF, a menos que seja solicitado. Os PDFs tornam a cópia mais difícil de trabalhar e podem frustrar o cliente.

Lista de verificação:

• O senhor anexou seu documento do Word a um e-mail (ou incluiu um link para um documento do Google).
• O corpo do e-mail informa ao cliente o que está anexado. Se tiver outros comentários, o senhor os incluiu aqui.
• A linha de assunto do e-mail inclui o nome do projeto (a menos que faça parte de um tópico existente relacionado a esse projeto).

Regra nº 6 do envio de cópias: Preparação de uma fatura profissional

Sua fatura deve ser um PDF, não um documento do Word ou um e-mail.

Para criar sua fatura, recomendo o WaveApps ou o PayPal. Ambos são gratuitos e facilitam o processamento de pagamentos.

Certifique-se de que sua fatura seja parecida com a do senhor uma fatura.

Ela deve incluir o nome e as informações do senhor, bem como o nome e as informações do cliente. Deve ser fácil visualizar o valor total devido, a data de vencimento e uma lista detalhada dos serviços prestados pelo senhor.

O senhor pode entregar a fatura no mesmo e-mail da sua cópia. Ou o senhor pode esperar até que o projeto esteja concluído e tenha certeza de que o cliente tem o que precisa. Isso depende do seu cliente e de como o senhor negociou o projeto.

Lista de verificação:

• Sua fatura tem aparência profissional e é salva em PDF.
• Ela tem todas as suas informações e as informações do cliente na parte superior.
• O senhor incluiu a data, a data de vencimento e o valor total devido.
• O senhor discriminou os serviços que prestou, os títulos específicos dos projetos e o custo de cada um.

Regra nº 7 do Copy Submission: Acompanhamento

Entre em contato com o cliente para certificar-se de que ele está satisfeito com a cópia, que é o que ele esperava e que tem tudo o que precisa.

Mostre que o senhor está interessado e investido no sucesso dele, e não apenas em receber o cheque.

Esse também é o momento ideal para perguntar se o senhor tem outro projeto para o qual precisa de ajuda.

Lista de verificação:

• Faça o acompanhamento com o cliente… e sugira uma nova ideia!

Mais negócios repetidos e tarifas mais altas

Como escritor freelancer, o senhor opera um negócio profissional. Se puder proporcionar aos seus clientes uma experiência profissional, o senhor ganhará o respeito deles e a repetição do negócio.

Portanto, faça um esforço extra.

Certifique-se de que seu texto tenha uma ótima aparência, seja fácil de editar e não precise de muito trabalho extra para ser usado.

São necessários apenas alguns minutos extras, mas isso brilhará intensamente em seu portfólio de direitos autorais e pode lhe render negócios repetidos e taxas mais altas.

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O senhor tem alguma dúvida sobre como entregar sua cópia aos clientes? Compartilhe conosco nos comentários abaixo para que possamos ajudar.

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