7 dicas para encurtar o texto sem perder o impacto Por Steve Slaunwhite

Se o senhor é redator há algum tempo, já se deparou com esse problema. O senhor escreveu um texto, mas ele é longo demais para caber no espaço disponível.

Como o senhor pode reduzi-lo? Especialmente se seu texto já é brilhante.

Para os senhores que escrevem muitos textos on-line, talvez não se deparem com isso com tanta frequência. Mas se estiver escrevendo determinados tipos de conteúdo, o senhor vai se deparar com isso com bastante frequência. E é um problema maior do que o senhor imagina.

Deixe-me contar ao senhor uma história rápida para ilustrar isso…

Há muitos anos, fui contratado para escrever uma carta de vendas por mala direta para uma empresa. O senhor não hesitou em escrever uma carta de vendas brilhante.

Enviei-a ao cliente. Eles me ligaram de volta e disseram: “Steve, essa carta é ótima. Só tem um problema”.

Eu esperava que eles dissessem algo como: “O senhor tem um fato errado ou queremos destacar mais este benefício do que aquele”.

Em vez disso, eles disseram: “Precisamos que ela caiba em duas páginas, e sua carta de vendas tem quatro páginas”.

Na época, eu não sabia que isso seria um problema. Naquela época, muitas cartas de vendas B2B tinham quatro páginas. Hoje em dia, o padrão são duas páginas.

Eles disseram que haviam orçado o projeto para ser impresso em apenas uma folha de papel. Como se tratava de uma carta de quatro páginas, seriam necessárias duas folhas de papel. Isso custaria mais para produzir e daria ao envelope o dobro do peso, o que poderia afetar os custos de postagem.

Então, eles queriam que eu a editasse em um formato de duas páginas. E, uau, não foi fácil pegar minha cópia brilhante e reduzi-la para caber em duas páginas. É claro que eu fiz isso, porque era o que o cliente precisava.

Hoje, quero dar aos senhores algumas dicas que funcionaram para mim quando me deparei com essa situação de tentar encaixar o texto que escrevi em um espaço muito restrito.

E, a propósito, o senhor pode pensar que, se não escrever mala direta, não vai se deparar com isso.

Isso está errado. O senhor terá o mesmo problema se escrever anúncios para e-zines ou anúncios em boletins informativos. Às vezes, os editores desses boletins informativos restringem a contagem de palavras. Eles dizem que só pode ter 200 palavras ou 400 caracteres ou algo assim.

O senhor também pode se deparar com isso em comunicados à imprensa e e-mails. Há todos os tipos de projetos em que o cliente quer um texto mais curto.

Às vezes, recebo projetos em que o cliente quer um folheto, e o folheto já foi diagramado e projetado. Eles deixaram blocos onde o texto vai. Portanto, o texto tem de se encaixar nesse bloco, ou o designer terá de refazer seu trabalho.

Se o senhor se deparar com essa situação, aqui estão sete dicas para ajudá-lo a encurtar seu texto …

#1. Corte o que não é essencial

Examine seu texto e destaque todas as palavras e frases que não precisam absolutamente estar lá. Procure qualquer palavra ou frase que o senhor possa cortar.

Talvez o senhor tenha destacado um recurso que não precisava realmente destacar. Ou talvez o senhor tenha mencionado alguma outra informação sobre o produto ou serviço que não precisava estar lá.

Isso não significa que o senhor deva cortá-las. Porque, às vezes, o senhor pode precisar de algumas dessas palavras para dar estilo, sabor ou conteúdo. Essas são simplesmente palavras suspeitas.

Em seguida, volte e decida se deve cortar essa palavra, frase ou seção. Talvez reformulá-la. Mudá-la de lugar. Torná-la mais curta.

Se o senhor fizer esse exercício simples, poderá reduzir, segundo minha experiência, de 10 a 15% do tamanho do texto.

Portanto, se o senhor estiver com 200 palavras e precisar reduzir para cerca de 180, esse é um bom exercício para fazer isso. E o senhor sabe que, muitas vezes, isso faz com que o texto seja lido melhor, simplesmente porque o texto está mais firme e mais nítido.

#2. Olhe para o seu lead

Isso é particularmente importante em textos longos, como e-mails, páginas de vendas e conteúdo como artigos e white papers.

Às vezes, como escritores, quando escrevemos a abertura de nosso artigo, ficamos um pouco prolixos antes de realmente entrar na essência de nosso texto.

Bem, dê uma olhada nos primeiros parágrafos ou nas primeiras frases do que o senhor escreveu. E pergunte a si mesmo: está muito longo? Posso dizer isso em uma ou duas frases e depois ir direto para a essência do texto?

Às vezes, o senhor pode reduzir consideravelmente a abertura do texto.

Lembro-me de um jornalista, há muitos anos, que tinha de escrever artigos de jornal em menos de um dia. Portanto, ele tinha de escrever rápido. E, muitas vezes, ele dizia que escrevia o mais rápido possível e depois excluía o primeiro parágrafo.

Ele descobriu que, se excluísse o primeiro parágrafo, o segundo parágrafo funcionava bem como o novo primeiro parágrafo. Além disso, o texto ficava mais firme e era melhor lido.

Mas a ideia é analisar sua abertura e ver se o senhor pode cortar parte dessa cópia de “aquecimento” ou ver se ela é mesmo necessária.

#3. Examine a cópia de fechamento

Dê uma olhada na frase ou no parágrafo no final, onde o senhor está encerrando o assunto, colocando uma chamada para ação ou resumindo o que acabou de escrever. Em peças de conteúdo como postagens de blog e white papers, muitas vezes os redatores escrevem um resumo bem longo no final.

Ele precisa ser tão longo? O senhor precisa mesmo de um resumo? O senhor pode resumi-lo em apenas uma frase rápida? Às vezes, o senhor pode fazer um corte significativo bem no final do artigo.

#4. Analise suas explicações

Observe todas as áreas do seu texto em que o senhor está explicando como um produto ou serviço funciona, os benefícios ou um processo.

É muito fácil sermos prolixos quando estamos tentando explicar algo. Veja se o senhor pode reduzir isso e simplificar a explicação.

#5. Considere cortar histórias e exemplos

Na verdade, não gosto dessa dica, mas aqui está ela: Dê uma olhada em todas as histórias ou exemplos em seu texto e corte-os.

A ideia aqui é que, quando o senhor conta uma história ou fornece um exemplo de como algo vai funcionar, são necessárias poucas frases.

Portanto, se o senhor cortar essas frases, poderá reduzir consideravelmente o texto. E isso pode funcionar. O senhor pode se livrar de um parágrafo inteiro fazendo isso.

O problema com essa dica é que histórias e exemplos realmente funcionam bem. Eles dão sabor ao texto e o elevam ao próximo nível de persuasão, clareza e envolvimento.

Portanto, se o senhor for usar essa dica, tenha muito cuidado ao usá-la. O senhor não quer tirar algo do seu texto que o torna convincente, persuasivo e mágico.

Mas, se precisar cortar, talvez o senhor precise substituir uma história por uma explicação de uma frase em vez de uma história de um parágrafo. Cortar histórias e exemplos realmente pode reduzir bastante o número de palavras.

#6. Faça uma edição de linha

Por edição de linha, quero dizer examinar sua gramática e procurar maneiras de tornar as frases mais curtas. Uma coisa que o senhor pode fazer é examinar seus advérbios e outros modificadores. O senhor realmente precisa deles?

O senhor precisa dizer: “Acme forklifts significativamente melhorar a produtividade em até 50%?”. O senhor precisa da palavra significativamente o senhor pode tirar isso e simplesmente dizer: “As empilhadeiras Acme melhoram a produtividade em até 50%? O senhor pode tirar isso e simplesmente dizer: “As empilhadeiras Acme aumentam a produtividade em até 50%?”

O senhor pode encurtar a frase e melhorá-la. E, já que estou falando disso, o senhor precisa dizer “até 50%”? Por que não informar o número exato? “Melhorar a produtividade em 48,2%”, se esse número específico estiver disponível.

Além disso, observe a palavra que com desconfiança. O senhor precisa disso? Muitas vezes, se o senhor cortar a palavra que o senhor, a frase fica melhor.

O que o senhor pode fazer para facilitar isso é fazer uma pesquisa rápida no documento pela palavra que. E então veja se o senhor pode cortar essas palavras sem perder a clareza da frase.

Revise também as sentenças passivas. Elas tendem a ser longas, portanto, transforme-as em sentenças ativas, que tendem a ser mais curtas. E, a propósito, as sentenças ativas também tendem a escrever melhor.

Vou lhe dar um exemplo…

Aqui está uma sentença passiva: O caso foi ganho devido às provas convincentes.

Agora, aqui está a mesma informação, alterada para uma sentença ativa: Provas convincentes ganharam o caso.

Está vendo a diferença? A frase ativa tem melhor leitura e mais impacto. Além disso, ela tem a metade do comprimento da frase passiva.

Há uma maneira fácil de encontrar suas sentenças passivas. No Microsoft Word, vá para Verificar ortografia e gramática. Certifique-se de que a caixa de opção Gramática esteja marcada.

O senhor obterá uma lista de todas as sentenças passivas. Em seguida, o senhor poderá examiná-las e ver se consegue transformá-las em sentenças ativas.

Isso tornará sua redação muito mais nítida e clara. E o senhor reduzirá a contagem de palavras. Assim, esperamos que sua cópia caiba.

#7. Um visual funcionará?

Essa última dica é um pouco como um passe de Ave Maria, e nem sempre funciona. Mas pergunte a si mesmo: “Um visual comunicará essa mesma informação?”. E, em vez de tantas palavras, talvez o senhor possa usar um visual que comunique essa ideia. Assim, o senhor não precisará passar muito tempo explicando a ideia no texto, pois há um elemento visual que faz isso por você.

Isso pode ser muito difícil. Exige que o senhor coordene com um designer. Talvez o senhor tenha que voltar e ver o layout. Portanto, nem sempre funciona.

Mas funcionou para mim algumas vezes, quando eu estava escrevendo algo e o texto ficou um pouco longo. Estou preocupado com a adequação da cópia e há uma seção que poderia ser melhor comunicada com um visual. Voltei para o designer e falei sobre isso. E eles criaram um visual que funcionou bem e eu pude encurtar consideravelmente o texto.

Portanto, essas são algumas estratégias que funcionaram para mim para ajustar seu texto em um espaço restrito. Não é a solução perfeita, mas, como redatores, é isso que fazemos. Trabalhamos com a tela que nos é dada e fazemos as coisas funcionarem.

Este artigo, 7 dicas para encurtar o texto sem perder o impacto, foi originalmente publicado por Sucesso na redação B2B.